Die Digitalisierung hat den Großhandel grundlegend verändert – und der Wandel ist messbar: Laut ECC B2B Marktmonitor erreichte der gesamte B2B-E-Commerce-Markt in Deutschland 2023 ein Volumen von über 1,8 Billionen Euro. Bereits rund ein Viertel aller Umsätze wird heute über digitale Kanäle erzielt. Besonders dynamisch wächst dabei der B2B-Internethandel, der 2023 um 11,7 Prozent zugelegt hat.

Für Großhändler bedeutet das: Wer wettbewerbsfähig bleiben will, muss den Wandel aktiv mitgestalten und am Ball bleiben – und das auch technologisch, denn der Anspruch der Kunden steigt ebenso schnell wie das Marktvolumen. Auch B2B-Einkäufer erwarten heute eine moderne, digitale Einkaufserfahrung mit schnellen Ladezeiten, individuellen Preisen, Echtzeit-Verfügbarkeiten und nahtlosen Prozessen. Um diesen Erwartungen gerecht zu werden, benötigen Großhändler leistungsfähige, zukunftssichere E-Commerce-Plattformen.

Doch der Erfolg im E-Commerce ist von zahlreichen Faktoren abhängig – von der Wahl der richtigen Shoplösung bis hin zum nachhaltigen Change Management. In diesem Blogartikel möchten wir Ihnen fünf entscheidende Schritte vorstellen, die Sie bei der Einführung einer neuen Shoplösung im Großhandel beachten sollten.

Schritt 1: Anforderungsanalyse und Zielsetzung der Shoplösung im Großhandel

Bevor Sie sich auf die Suche nach einer neuen Shoplösung begeben, ist es entscheidend, dass Sie Ihre Anforderungen und Ziele klar definieren. Im Großhandel gibt es oft komplexe Preisstrukturen, umfangreiche Produktkataloge und eine Vielzahl von Kunden, die jeweils individuelle Ansprüche haben. Nur wenn Sie genau wissen, welche Prozesse abgebildet werden sollen und welche Funktionen Sie benötigen, können Sie eine geeignete Software auswählen.

Funktionsumfang festlegen

Überlegen Sie, welche Funktionen in Ihrem zukünftigen Webshop unbedingt vorhanden sein müssen. Listen Sie alle gewünschten Features auf und priorisieren Sie sie. So bekommen Sie ein klares Bild davon, was Ihre zukünftige Shoplösung leisten muss und welche Funktionen eventuell erst in einer zweiten Ausbaustufe eingeführt werden können.

Zielgruppen und Use Cases analysieren

Ein Großhandel bedient häufig verschiedene Kundensegmente – vom kleinen Einzelhändler bis zum Großabnehmer. Jedes dieser Segmente hat eigene Einkaufsgewohnheiten, Vorlieben und Anforderungen. Führen Sie daher eine genaue Zielgruppenanalyse durch, in der Sie typische Use Cases definieren. So stellen Sie sicher, dass Ihre zukünftige Shoplösung die Bedürfnisse aller Käufer erfüllt.

Typische Anforderungen im Großhandel ist zum Beispiel, dass der Shop auch als Self-Service-portal fungieren soll: Kunden wollen heute schnell den Status ihrer Bestellungen einsehen oder Belege selbstständig herunterladen, anstatt während der Geschäftszeiten den Händler zu kontaktieren. Darüber hinaus gibt es zahlreiche weitere  typische Branchenfunktionalitäten, die im Großhandel zwingend notwendig sind, im B2C aber keine Rolle spielen – zum Beispiel kundenspezifische Preise.

Alle diese Funktionen lassen sich realisieren – aber nicht mit jedem Shopsystem. Lösungen wie gevis COMMERCE | FORESIGHT, die speziell für den Großhandel entwickelt wurden, haben hier klar die Nase vorn.

Klarheit über technische Voraussetzungen schaffen

Eine neue Shoplösung muss nicht nur die Geschäftsanforderungen erfüllen, sondern auch in Ihre bestehende IT-Landschaft passen. Setzen Sie sich mit Ihrer IT-Abteilung oder einem IT-Dienstleister zusammen, und klären Sie, welche technischen Anforderungen bestehen – von Schnittstellen über das Hosting bis hin zum Datenschutz.

Schritt 2: Auswahl der richtigen Shoplösung

Sobald Sie Ihre Anforderungen geklärt haben, steht die Wahl der Shoplösung an. Hier gibt es eine Fülle von Angeboten, die sich in Funktionalitäten, Skalierbarkeit und Kosten stark unterscheiden.

Nehmen Sie sich Zeit, den Markt zu sondieren. Sammeln Sie Informationen zu verschiedenen Anbietern und ihrer Spezialisierung. Lassen Sie sich von mehreren Anbietern beraten und fordern Sie Demos oder Testumgebungen an. So können Sie sich einen praktischen Eindruck von den Stärken und Schwächen der jeweiligen Plattformen verschaffen.

Bei der Kalkulation sollte nicht nur der Lizenzpreis im Vordergrund stehen. Denken Sie stattdessen alle anfallenden Kosten– von der Implementierung über Schulungskosten bis hin Faktoren wie Wartung und Support. Wenn Sie im Vorfeld ein realistischeres Bild der Kosten haben, vermeiden Sie böse Überraschungen.

Schritt 3: Projektmanagement und Teamaufstellung

Bei der Einführung einer neuen Shoplösung im Großhandel sind immer verschiedene Abteilungen involviert: IT, Vertrieb, Marketing und nicht zuletzt die Geschäftsführung. Daher ist es unerlässlich, frühzeitig ein interdisziplinäres Projektteam zusammenzustellen und klare Verantwortlichkeiten zu definieren.

Bestimmen Sie einen Projektleiter, der die Fäden zusammenhält und als zentraler Ansprechpartner für interne und externe Beteiligte fungiert. Dieser sollte möglichst Erfahrung in IT-Projekten, Kenntnis der internen Abläufe und gute Kommunikationsfähigkeiten mitbringen. Definieren Sie außerdem alle relevanten Stakeholder und ihre Rollen im Projekt. Je klarer Zuständigkeiten verteilt sind, desto effizienter kann das Projekt umgesetzt werden.

Sorgen Sie weiterhin für regelmäßige Meetings, definieren Sie einen realistischen Zeitplan und legen Sie Meilensteine fest. Planen Sie dabei unbedingt Pufferzeiten ein. Ein zu straffer Zeitplan führt häufig zu faulen Kompromissen. Bedenken Sie, dass ein sorgfältig geplanter Rollout Fehler reduziert und Ihnen letztlich Kosten spart.

Schritt 4: Shop und Warenwirtschaft integrieren

Die beste Shoplösung im Großhandel ist wertlos, wenn sie nicht reibungslos in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert ist. Gerade im Großhandel, wo viele Prozesse automatisiert laufen und große Datenmengen in verschiedenen Systemen verwaltet werden, ist eine saubere Anbindung essenziell. Und auch die Datenqualität der Daten darf nicht vernachlässigt werden – fehlerhafte Produktinformationen oder falsche Preise können das Vertrauen Ihrer Kunden schnell untergraben.

Planen Sie ausreichend Zeit und Ressourcen ein, um alle Schnittstellen sorgfältig zu implementieren und zu testen. Neben dem ERP-System können auch PIM-Systeme (Product Information Management), CRM-Systeme oder Logistiktools angebunden sein. Stellen Sie unbedingt sicher, dass die Datenflüsse in beide Richtungen einwandfrei funktionieren: Eine fehlerfreie Systemintegration ist entscheidend, um Dubletten, Fehlbestände oder falsche Rechnungen zu vermeiden – Probleme, die im B2B-Bereich besonders folgenschwer sein können.

Aufgrund dieser Anforderungen lohnt es sich, auf eine Shoplösung mit nativer Integration in das ERP-System zu setzen – zum Beispiel auf gevis COMMERCE | FORESIGHT, die E-Commerce-Plattform der GWS.

Bevor Sie live gehen, sollten Sie eine ausgiebige Testphase durchlaufen. Dabei lohnt es sich, ausgewählte Kunden oder interne Testnutzer einzubeziehen, um Feedback zu erhalten. Achten Sie hier besonders auf Usability, Performance und etwaige Fehlermeldungen. Auch eine Pilotphase mit einem kleineren Kundenkreis hat sich bewährt. So können Sie mögliche Probleme im Live-Betrieb frühzeitig erkennen und beheben, bevor Sie den gesamten Kundenstamm auf die neue Plattform umstellen.

Schritt 5: Change Management

Selbst die beste Shoplösung im Großhandel bleibt hinter ihren Möglichkeiten zurück, wenn Mitarbeiter und Kunden nicht damit umgehen können oder keine Akzeptanz entsteht. Deshalb ist Change Management ein integraler Teil des Projekts. Machen Sie deutlich, welche Vorteile die neue Shoplösung bietet, und sorgen Sie für eine umfassende Information aller Beteiligten.

Mitarbeiter im Vertrieb, Kundenservice oder Marketing müssen lernen, mit der Shoplösung umzugehen. Planen Sie daher Schulungen, die auf die jeweiligen Rollen zugeschnitten sind. Darüber hinaus sollte es einen zentralen Support geben, an den sich Mitarbeiter wenden können.

Denken Sie auch an Ihre Kunden: Stellen Sie Online-Tutorials oder Hilfeseiten zur Verfügung, erklären Sie ihnen, wie sie Bestellungen aufgeben oder Rabatte abrufen können. Je nutzerfreundlicher Ihre neue Shoplösung ist, desto schneller wird sie angenommen und erfolgreich genutzt.

Nach dem Go-Live sollten Sie Ihre Plattform kontinuierlich optimieren. Sammeln Sie dazu Feedback von Mitarbeitern und Kunden. Betrachten Sie die Einführung einer neuen Shoplösung nicht als einmaliges Projekt, sondern als fortlaufenden Prozess. Nur wer am Ball bleibt und seinen Onlineshop kontinuierlich optimiert, wird langfristig die Nase vorn haben.

Fazit: So gelingt der Start Ihrer Shoplösung im Großhandel

Die Einführung einer neuen Shoplösung im Großhandel ist ein komplexes Unterfangen. Sie erfordert sorgfältige Planung, interdisziplinäre Zusammenarbeit und ein durchdachtes Change Management. Mit den fünf beschriebenen Schritten – Anforderungsanalyse, Auswahl der Shoplösung, Projektmanagement, Integration und Tests sowie Change Management – haben Sie eine solide Grundlage, um Ihr Projekt erfolgreich zu gestalten.