Das kommt auf Sie zu:
E-Rechnungspflicht
Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland schrittweise die allgemeine Pflicht zur E-Rechnung für B2B-Geschäfte eingeführt. In Zukunft werden also alle Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe oder der Branche dazu verpflichtet sein, E-Rechnungen zu akzeptieren und selbst zu erstellen.
Auf dieser Seite geben wir Ihnen einen Überblick über die Hintergründe und den genauen Zeitplan – und darüber, was diese neue E-Rechnungspflicht für Sie als GWS-Kunde bedeuten wird.
Die wichtigen Fakten im Überblick
Für eine Übergangsfrist von regulär 2 Jahren dürfen weiterhin Papier-Rechnungen versendet werden.
Regulär ab dem 01.01.2027 ist dann grundsätzlich nur noch die E-Rechnung erlaubt. Rechnungssteller und Rechnungsempfänger dürfen allerdings auch die Nutzung alternativer Formate (wie z.B. EDIFACT) miteinander vereinbaren, sofern diese Formate konvertierbar oder interoperabel zum gesetzlichen E-Rechnungs-Standard sind.
Rechnungssteller und Rechnungsempfänger dürfen grundsätzlich die Nutzung individueller Formate vereinbaren, sofern diese Formate bestimmte Anforderungen erfüllen.
Zum Hintergrund der E-Rechnungspflicht
Im öffentlichen Sektor (Aufträge durch die öffentliche Hand) sind E-Rechnungen bereits seit 2020 verpflichtend. Diese Pflicht wird nun auf den kompletten Geschäftsverkehr zwischen deutschen Unternehmen (B2B) erweitert.
Grundlage dafür sind Gesetzesvorschläge der EU zur Mehrwertsteuer im digitalen Zeitalter (VAT in the Digital Age, ViDA). Diese Vorschläge sollen nach aktueller Zeitplanung zum 01.01.2030 für innergemeinschaftliche B2B-Geschäfte umgesetzt werden. Diese Vorschläge unterliegen aber einem stetigen Veränderungsprozess. So hat jüngst Estland in den Sitzungen des ECOFIN-Rates am 14.05.2024 und 21.06.2024 seine Zustimmung zu den Gesetzesvorschlägen verweigert. In diesem Maßnahmenpaket ist auch ein transaktionsbasiertes Meldesystems für innergemeinschaftliche Umsätze geplant, welches perspektivisch die zusammenfassende Meldung ersetzen soll. E-Rechnungen müssen dann innerhalb von 10 Tagen nach der Rechnungserstellung gemeldet werden. Entgegen früheren Planungen ist dies auch weiterhin in der Form von Sammelrechnungen möglich.
Das aktuelle deutsche Gesetzesvorhaben zur E-Rechnungspflicht ist von diesen Dingen noch nicht betroffen. Da Deutschland aber auf das auch für das EU-Vorhaben definierte Dateiformat für die E-Rechnungen setzt, kann die nationale Umsetzung als Generalprobe für das zukünftige EU-Vorhaben verstanden werden.
Zum Zeitplan der E-Rechnungspflicht
Die Bundesrepublik setzt die Pflicht zur E-Rechnung mit dem Wachstumschancengesetz um. Laut diesem Gesetz müssen alle deutschen Unternehmen bereits ab dem 01.01.2025 elektronische Rechnungen annehmen. Ab diesem Zeitpunkt ist der Versand von E-Rechnungen obligatorisch, also ohne weitere Voraussetzungen möglich – Unternehmen müssen E-Rechnungen akzeptieren.
In bestimmten Fällen dürfen jedoch weiterhin Papierrechnungen oder E-Rechnungen in einem anderen Format ausgestellt werden – vorausgesetzt, der Rechnungsempfänger stimmt dem explizit zu. Konkret gelten folgende Übergangsregelungen:
Zum Format
der E-Rechnung
In Wachstumschancengesetz ist die E-Rechnung eindeutig definiert. Gemäß dieser Definition ist die elektronische Rechnung eine Rechnung, die im strukturierten und elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und die elektronisch verarbeitet werden kann.
Zudem sind darin eindeutige Anforderungen an das Format der E-Rechnung festgesetzt. So müssen E-Rechnungen der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung, der Liste der Syntaxen nach der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 und damit schließlich der CEN-Norm EN 16931 entsprechen.
Laut Bundesfinanzministerium erfüllen sowohl die XRechnung als auch Rechnungen im ZUGFeRD Format ab Version 2.0.1 diese Anforderungen.
Darüber hinaus können Rechnungssender und -Empfänger eigene, individuelle Formate miteinander vereinbaren, solange diese den genannten Richtlinien und Normen entsprechen. Inwiefern das in der Praxis eine Rolle spielen wird, wird sich zeigen.
Zum Geltungsbereich
der E-Rechnung
Grundsätzlich gilt die Pflicht zur E-Rechnung für alle inländischen Umsätze, die zwischen in Deutschland ansässigen Unternehmen ausgetauscht werden. Dennoch gibt es einige Ausnahmen, die die Ausstellung betreffen: Auch in Zukunft müssen also nicht alle Rechnungen als E-Rechnungen erstellt werden.
Diese Ausnahmen seien der Vollständigkeit halber aufgezählt – defacto wird jedes Unternehmen die eingangs formulierten technischen Anforderungen zu Versand, Empfang und Archivierung von E-Rechnungen erfüllen müssen!
Die Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, gilt nicht:
- Für Rechnungen an Leistungsempfänger im Ausland
- Für Rechnungen über Grundstücksbezogene Leistungen an Unternehmen oder Privatpersonen
- Für Rechnungen an juristische Personen, die keine Unternehmen sind
- Für Rechnungen über Kleinbeträge (< 250 € brutto)
- Für Rechnungen über Fahrausweise
- Für Rechnungen über Leistungen, die steuerfrei sind nach §4 Nr. 8 bis 29 UstG
E-Rechnungspflicht:
Die nächsten Schritte
Es empfiehlt sich für alle Unternehmen, die Thematik zeitnah anzugehen. Eine fehlerfreie und reibungslose Rechnungsstellung ist die zentrale Voraussetzung für unternehmerisches Handeln.
Als GWS arbeiten wir mit Hochdruck daran, allen unseren Kunden fristgerecht eine Möglichkeit zu eröffnen, die E-Rechnungspflicht nach den Anforderungen des Wachstumschancengesetzes fristgerecht zu erfüllen.
Über konkrete Angebote o.ä. werden wir Sie in den kommenden Wochen und Monaten rechtzeitig informieren!
Handlungsempfehlung
für GWS-Kunden
Eingang/Verarbeitung:
Für die eingangsseitige Verarbeitung von ERechnungen empfehlen wir unser Dokumentenmanagement „gevis ECM“. Hier ist es bereits heute möglich, sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD zu empfangen, zu verarbeiten und rechtskonform zu archivieren. Bereits ab dem 01.01.2025 sind ERechnungen zugelassen, kommen Sie zur gemeinsamen Planung der nächsten Schritte am Besten zeitnah auf uns zu.
Ausgang/Erstellung:
Als GWS arbeiten wir mit Hochdruck daran, allen unseren Kunden fristgerecht eine Möglichkeit zu bieten, die E-Rechnungspflicht nach den Anforderungen des Wachstumschancengesetzes fristgerecht zu erfüllen. Als Best-Practise geplant ist die Erzeugung der gewünschten ERechnungsformate direkt aus gevis ERP.
Wir sind für Sie da!
Haben Sie Fragen oder wünschen eine kostenfreie Beratung? Dann stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung. Stellen Sie Ihre Anfrage einfach über das folgende Kontaktformular. Sie erhalten binnen zwei Werktagen eine Antwort.