Automatisierung, beschleunigte Arbeitsabläufe, sichere Datenverwaltung: Mit der Digitalisierung haben sich die Prozesse im Großhandel grundlegend verändert. Nun sieht sich die Branche durch den Aufschwung von Shoplösungen der nächsten Umwälzung gegenüber. Doch bei einer neuen Shoplösung geht es für den Großhandel nicht nur um Umsatzsteigerung, Neukundengewinnung oder die Stärkung der Kundenbindung. Vielmehr ist eine leistungsfähige E-Commerce-Lösung heute Voraussetzung für ein langfristiges Bestehen am Markt. Wie kann dieses Thema angegangen werden, was ist bei der Einführung zu beachten und welche Bedeutung kommt den Key Usern zu?

In fünf Schritten zur Shoplösung für den Großhandel

Die Einführung einer Shoplösung stellt viele Großhändler vor eine Herausforderung. Denn oftmals ist unklar, wie ein entsprechendes Projekt angestoßen werden soll. Grundsätzlich sind auf dem Weg zu einem funktionierenden E-Commerce fünf Schritte zu gehen:

1. Zielbilddefinition
2. Schulung
3. Testing
4. Pilotphase
5. Rollout

Zielbilddefinition für eine Shoplösung für den Großhandel

Zum Projektstart steht als erstes die Entwicklung eines Zielbildes an. Dafür wird zunächst das Projektteam zusammengestellt, das für die Organisation der einzelnen Projektphasen verantwortlich ist. Mitglieder sollten neben der Geschäftsführung und Mitarbeitenden der IT-Abteilung die Stakeholder sein. Vor dem Hintergrund eines Key-User-Ansatzes sollten zudem je ein bis zwei Mitarbeitende aus jeder Abteilung zum Team gehören. Sie bilden das Bindeglied zwischen Projektteam und der Praxis, testen Funktionen, geben Feedback und schulen Kolleginnen und Kollegen. Eine weitere wichtige Aufgabe der Key User ist die Unterstützung des Change Managements, da ihre frühzeitige Einbindung in das Projekt für Akzeptanz im Unternehmen sorgt.

Bei der Definition eines klaren Zieles wird die Wettbewerbssituation ebenso einbezogen, wie die strategischen Eckpunkte des Großhändlers, der eine neue Shoplösung einführen möchte. Darauf aufbauend können dann die Anforderungen an die E-Commerce-Lösung erarbeitet werden. Hierbei ist zu beachten, dass Kundinnen und Kunden bei einer Shoplösung für den Großhandel dieselben Erwartungen stellen wie im B2C-Bereich. So stellen eine hohe Benutzerfreundlichkeit, Echtzeitverfügbarkeiten, flexible Versandoptionen und vielfältige Sortimentspräsentationen eine gute Customer Experience sicher.

Nahtlose Tiefenintegration von ERP und Shoplösung

Neben den Anforderungen aus dem B2C-Bereich, sollten Großhändler darauf achten, dass die gewählte Lösung auf die Branche und den B2B-Handel zugeschnitten ist. Zu einem attraktiven Funktionspaket gehören:

• Kundenspezifische Preise und Live-Preisanfragen
• Interaktive Verkaufsgespräche
• Beleghistorie und -verwaltung
• Bestandsprüfung
• Wiederbestellfunktionen

Um dies sicherzustellen, ist eine nahtlose Tiefenintegration von ERP und Shoplösung entscheidend. Damit werden alle Preise, Bestände, Kundendaten und Aufträge aus beiden Systemen automatisch synchronisiert, sodass ein individueller Kundenzugang mit kundenspezifischen Angeboten möglich wird.

Tipp: Erstellen Sie ein Lasten- und Pflichtenheft!

Schulung ist entscheidend

Ein wichtiger Aspekt, der für das Change Management unabdingbar ist, ist die Schulung aller Mitarbeitenden. Nur mit der rechtzeitigen Vorbereitung und einem Kennenlernen der  Shoplösung können Ängste und Skepsis abgebaut werden. Sinnvoll ist die Erstellung eines Schulungsplans und die Kombination unterschiedlicher Formate, von Videos über Online-Seminare bis hin zu Übungen in Präsenz. Key User, die Schulungen der Kolleginnen und Kollegen ihrer Abteilung übernehmen, tragen zur Akzeptanz bei. Eine Wissensplattform, auf der FAQs, Schulungsinhalte und Informationen abgelegt werden, ermöglicht nach dem Go-Live einen leichteren Einstieg in die E-Commerce-Lösung.

Tipp: Ergreifen Sie frühzeitige Kommunikationsmaßnahmen, um alle Mitarbeitenden mitzunehmen!

Mehr dazu, wie Sie mit Widerständen in der Belegschaft umgehen, lesen Sie in unserem Artikel zu diesem Thema. 

Testing der Shoplösung für den Großhandel

Ein besonders wichtiger Schritt, der bei der Einführung einer jeden IT-Lösung unabdingbar ist, ist das Testing, bei dem Fehler erkannt und Probleme aufgedeckt werden. Unterschiedliche Testarten sind:

• Technischer und Systemtest
• Funktionaler und Modultest
• Integrationstest
• User Acceptance Test (UAT) durch die Key User
• Performance- und Lasttest
• Sicherheitstest

Tipp: Erstellen Sie einen Testplan und Checklisten!

Pilotphase mit ausgewähltem Kunden

Nach der Testphase sollte die Einführung der Lösung schrittweise erfolgen. Bevor dies beginnen kann, müssen alle Produktdaten gepflegt und für die Überführung ins System geeignet sein. Daher empfiehlt es sich, diesen Arbeitsschritt bereits parallel zu den ersten drei Projektphasen umzusetzen. Denn nur mit hoher Datenqualität finden Kundinnen und Kunden die richtigen Produkte. Ein entscheidender Aspekt für den Erfolg der Lösung, denn bei fehlerhaften Produktinformationen brechen 41 Prozent der Beschafferinnen und Beschaffer ihren Kaufprozess ab.

Beginnen sollten Großhändler zunächst mit einer Pilotphase, in der die Lösung für einen ausgewählten Kunden umgesetzt wird. Damit kann wertvolles Feedback gesammelt werden. Entscheidend ist dabei eine schnelle Reaktionszeit, um mögliche Schwierigkeiten zeitnah zu lösen.

Tipp: Kommunizieren Sie die Ergebnisse der Pilotphase im Unternehmen!

Rollout der Shoplösung für den Großhandel

Der letzte Schritt, den es umzusetzen gilt, ist der stufenweise Rollout der Lösung für alle Bestands- und Neukunden. Eine Supportstruktur stellt dabei sicher, dass alle Kundinnen und Kunden gut betreut sind. Ebenfalls entscheidend ist das intensive Monitoring der KPIs, um den Erfolg der Shoplösung zu messen.

Tipp: Behandeln Sie den Go-Live als wichtigen Meilenstein!

Umfassende Nachbereitung

In der Regel wird der Rollout einer Shoplösung für den Großhandel bereits nach zwei bis drei Monaten erreicht. Doch endet das Projekt damit nicht. Denn eine umfassende Nachbereitung bietet die Chance, eine Roadmap für Weiterentwicklungen zu erarbeiten. So können zur Performancesteigerung mehrere Faktoren beitragen:

• Optimierung der Produktabbildungen
• Einführung internationaler Zahlungsmethoden
• Übersetzung in verschiedene Sprachen
• Reduzierung von Klicks zum Check-out und Kauf
• Retargeting für Warenkorbabbrecher
• KI-gestützte Analyse von Shopdaten
• Anbindung von Online-Marktplätzen

Auch die Optimierung der Ladezeiten kann helfen, denn 57 Prozent der Kundinnen und Kunden brechen einen Kauf bei zu langen Ladezeiten ab.

Fazit

Ein Shoplösung ist für Großhändler gewinnt in den nächsten Jahren zunehmend an Bedeutung, um Kunden zu halten und zu gewinnen. Die Einführung ist vielerorts eine große Herausforderung. Mit einem Projektteam, das auch Key User einbindet und einem guten Change Management lässt sich das Projekt jedoch in nur fünf Schritten meistern.