Die GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH, einer der führenden Anbieter von ERP-Systemen für den Handel im deutschsprachigen Europa, hat einen IT-Auftrag vom Großhändler der Haustechnik und Stahlbranche P.+J. Claussen Vertriebsgesellschaft mbH erhalten. Die Vereinbarung sieht vor, dass das bislang genutzte proprietäre Warenwirtschaftssystem des langjährigen E/D/E-Wupperring-Mitglieds durch gevis ERP Business des Münsteraner IT-Dienstleisters abgelöst wird. Projektbestandteile sind darüber hinaus die Einführung des Dokumenten-Management-Systems gevis ECM und der Shoplösung gevis Commerce | SUITE. Um den eigenen IT-Betreuungs-Aufwand so gering wie möglich zu halten, vor allem aber maximale IT-Sicherheit zu bekommen, erfolgt der Betrieb aller neuen Komponenten als IaaS (Infrastructure as a Service)-Modell. Das heißt: Der Cloud-Anbieter hostet und verwaltet die gesamte Software und IT-Infrastruktur. Anwendungen und Dienste werden online über das Internet zur Verfügung gestellt.

Um die Entscheidung für die neue IT-Struktur zu treffen, beschäftigten sich die Verantwortlichen von P.+J. Claussen eingehend mit dem Markt und den Anbietern. Neben Produktpräsentationen und der Prüfung von Presseberichten gehörten dazu auch Referenzbesuche. Es gab Besichtigungen und Gespräche bei Großhändlern mit vergleichbaren Strukturen und Anforderungen, die die Lösung bereits im Einsatz haben. Heinz Claussen, vertretungsberechtigter Geschäftsführer: „Was wir von unseren Kollegen über die Funktionen der Software und die Leistungen der GWS hörten, gefiel uns sehr gut.“

Kompletter Cloud-Betrieb möglich

Positiv war zudem das Angebot der GWS, die ERP-Lösung komplett in der Cloud betreiben zu können. Darüber hinaus sind alle anderen IT-Elemente, zum Beispiel der GWS-Shop, auf die Cloud ausgerichtet. Claussen: „Nachdem an unseren beiden Standorten in Friedrichstadt und Heide die erforderliche Internet-Bandbreite verfügbar war, stand für uns fest, nur noch auf die Cloud zu setzen. Die Ausrichtung der GWS passte dazu optimal.“ Dies galt für die Vorteile der komplett internetbasierten IT-Nutzung. Neben der besseren IT-Sicherheit und der einfacheren Update-Möglichkeit sprach hierfür aber auch die Zugangsmöglichkeit mit allen Endgeräten. Die Flexibilität und Kostenplanung waren weitere Argumente. Je nach Bedarf können nun online virtuelle Server-Kapazitäten erweitert oder reduziert werden. Bei der Nutzung einer „OnPrem-Variante“, also der Anschaffung und dem Betrieb eigener Server, wäre diese Anpassbarkeit deutlich geringer gewesen.

Cloud-Readiness-Check

Um zu prüfen, ob neue und bestehende IT-Elemente problemlos und ausfallsicher in der Microsoft-Azure-Cloud genutzt werden können, nutzte die GWS ihren selbst entwickelten, speziellen Cloud-Readiness-Check. Dabei untersuchen die Fachleute der GWS alle Komponenten und Rahmenbedingungen, die für den effizienten Betrieb der ERP-Lösung und der Add-on-Anwendungen in der Cloud notwendig sind. Dazu gehört auch die Bandbreite der lokal vorhandenen Internet-Verbindung. Wichtig ist sie vor allem unter dem Gesichtspunkt der Home-Office-Arbeit der Mitarbeitenden.

Nach Abschluss der Implementierungsarbeiten sollen rund 30 Mitarbeitende mit der neuen cloudbasierten ERP-Landschaft arbeiten.