Team KIT · KundenIndividuelle Transformation
KI-Beratung für den Mittelstand: Künstliche Intelligenz in ERP, CRM und ECM integrieren
Wir begleiten Unternehmen aus Handel, Großhandel, Agrar und Verbundgruppen von der ersten strategischen Einordnung bis zum produktiven KI-Betrieb. Der Einstieg ist ein kostenloses 60-minütiges Gespräch mit Ihrer Geschäftsführung.
KI-Beratung von der GWS auf einen Blick
Für wen:
Mittelständische Unternehmen aus Handel, Großhandel, Agrar und Verbundgruppen, die KI in bestehende Geschäftsprozesse einführen wollen
Was:
KI-Beratung, Use-Case-Validierung und Integration in ERP, CRM, ECM und Microsoft 365 – aus einer Hand
Wie:
T3-Vorgehen in drei Phasen (Think · Test · Transform) – Use-Cases mit klarem ROI identifizieren, im Prototyp validieren, in ERP, CRM und ECM integrieren
Einstieg:
Kostenloser 60-minütiger Entscheiderdialog auf Geschäftsführungsebene, ohne Kaufverpflichtung
Jahre Digitalisierung von Unternehmensprozessen
Standorte in Deutschland
kostenloser Entscheiderdialog
KI-Prozessautomatisierung statt Insellösung
Künstliche Intelligenz bringt messbaren Nutzen, wenn sie in bestehende Abläufe und Systeme eingebettet ist – nicht als zusätzliches Werkzeug daneben. Der entscheidende Erfolgsfaktor ist deshalb nicht das KI-Tool, sondern die Integration in ERP (Enterprise Resource Planning, das zentrale Warenwirtschaftssystem), CRM (Customer Relationship Management) und ECM (Enterprise Content Management, das Dokumentenmanagement).
Die GWS digitalisiert seit über 30 Jahren die Geschäftsprozesse von Handelsunternehmen. Mit KI werden diese Prozesse jetzt automatisiert – nicht nur durch generative Tools für Texte und Bilder, sondern durch KI-Agenten, die Abläufe in Vertrieb, Service und Datenmanagement unterstützen oder vollständig übernehmen.
Moderne KI-Agenten gehen über generative Werkzeuge für Texte und Bilder hinaus: Tätigkeiten, die bisher Spezialwissen über Systeme und Eingabemasken erforderten, lassen sich über natürliche Sprache steuern. Agentische Systeme übernehmen wiederkehrende Standardprozesse eigenständig und binden Mitarbeitende gezielt dort ein, wo Entscheidungen zu treffen sind. Wir identifizieren gemeinsam die Anwendungsfälle, die sich für Ihr Unternehmen rechnen, auf den ROI einzahlen und schnell Wirkung zeigen. Statt über abstrakte Möglichkeiten sprechen wir über Zeitgewinn, Qualität und besseren Service. Das T3-Vorgehen führt Sie dabei schrittweise und mit kontrollierbarem Risiko von der Standortbestimmung bis zur produktiven Nutzung.
KI als integrierte Ebene auf ERP, CRM und ECM
Warenwirtschaft
Kunden
Dokumente
Eine Datenbasis – Stammdaten, Belege, Historie
KI-Funktionen greifen direkt auf die Daten der gevis SUITE zu und schreiben Ergebnisse dorthin zurück – ohne Schnittstellenpflege und ohne zweite Datenhaltung.
Die „Insellösung“
Eigene Daten, eigene Logik, eigenes Login
Manueller Export/Import
Medienbruch, doppelte Pflege
Die KI arbeitet neben dem System. Daten müssen übertragen werden und veralten zwischen zwei Übertragungen.
Drei Prinzipien
Prozessverständnis statt Folienwissen
Wir kennen Abläufe, Ausnahmen und Branchenlogiken unserer Kunden aus der Praxis. KI-Potenziale werden am konkreten Prozess bewertet, nicht theoretisch.
Integration statt Insellösung
KI wird direkt mit den bestehenden ERP-, CRM- und ECM-Systemen verbunden. Keine Schatten-IT, keine Medienbrüche.
Verantwortung über die Idee hinaus
Wir hören nicht beim Use-Case-Konzept auf. Integration, Sicherheit, Governance und Betrieb kommen aus einer Hand.
Das T3-Vorgehen: KI-Beratung in drei Phasen
Jede Phase endet mit einem konkreten Ergebnis und einer bewussten Entscheidung für den nächsten Schritt. Sie beauftragen nur, was Sie kennen und verstehen – die Investition bleibt jederzeit steuerbar.
Einstieg: Entscheiderdialog (kostenfrei)
Ein 60-minütiges strategisches Gespräch mit Ihrer Geschäftsführung: Wir gleichen Unternehmensziele und KI-Potenziale ab, ordnen Ihren KI-Reifegrad ein und legen die Leitplanken für das weitere Vorgehen fest. Keine Präsentation, kein Verkaufstermin – und ohne Kaufverpflichtung.
Ihr Ergebnis: Gemeinsames Zielbild und eine belastbare Grundlage für die Entscheidung über Phase 1
Einstieg
Phase 1 – Think
Phase 2 – Test
Phase 3 – Transform
Entscheiderdialog
60-minütiges strategisches Gespräch mit der Geschäftsführung: Unternehmensziele, KI-Vorstellungen und Handlungsfelder abgleichen, KI-Reifegrad einordnen
Phase 1
Impulsvortrag & Ideensammlung
- KI-Impulsvortrag für Mitarbeitende (60 bis 90 Minuten): Was kann KI leisten, was nicht? Welche Auswirkungen sind für Prozesse und Wettbewerb zu erwarten?
- Ideensammlung über ein Webformular (zwei bis drei Wochen): Ihre Mitarbeitenden melden Tätigkeiten, die viel Zeit kosten, sich häufig wiederholen oder fehleranfällig sind – inklusive Häufigkeit, Zeitaufwand und beteiligten Systemen.
- Aufbereitung und Clustering durch GWS: Anschließend konsolidieren wir die Meldungen, ordnen sie nach Prozessen und Systemen und bereiten daraus die Workshop-Grundlage auf.
KI-Potenzial-Workshop
- Moderierte Bewertung und Priorisierung der Use-Cases nach Nutzen und Machbarkeit, entlang Ihrer strategischen Leitplanken.
Priorisierte Use-Cases mit Entscheidungsreife, KI-Zielbild und Roadmap, Entscheidungsvorlage für Phase 2
Use-Case-
Validierung
Für die priorisierten Use-Cases entwickeln wir einen Prototyp oder ein MVP (Minimum Viable Product – eine funktionsfähige Minimalversion), prüfen technische und fachliche Machbarkeit und machen den Nutzen anhand konkreter Kennzahlen messbar – bevor größere Investitionen fließen.
Funktionsfähiger Prototyp, messbare Nutzenkennzahlen, fundierte Entscheidungsgrundlage für die Skalierung
Integration und Betrieb
Bewährte Use-Cases werden in ERP, CRM und ECM integriert, Prozesse automatisiert und Mitarbeitende befähigt. Change Management und Governance stellen sicher, dass KI dauerhaft produktiv wirkt.
Produktiver KI-Betrieb im Tagesgeschäft, skalierbare Automatisierung, vollständige Systemintegration
Entscheidungspunkt zwischen den Etappen
„Strategische Klarheit von oben, praxisnahe Ideen von unten – zusammengeführt im Think-Workshop.“
Optional: Schulung und Befähigung
Begleitend zu den Phasen bieten wir Schulungen an: KI-Basiswissen zur Orientierung, Microsoft 365 Copilot in der Anwendung sowie Pflichten und Verantwortung nach dem EU AI Act. Die Module sind frei wählbar und keine Voraussetzung für das T3-Vorgehen.
Alle Preisangaben sind Richtwerte und werden je nach Umfang und Zielstellung angepasst. Die Investition aus der Think-Phase kann bei Beauftragung weiterer Phasen angerechnet werden – die konkrete Gestaltung klären wir in Ihrem Angebot.
KI-Beratung für Handel und Großhandel: Branche, Prozesse, Technologie aus einer Hand
Was GWS als KI-Partner auszeichnet, ist nicht allein technisches Know-how, sondern die Kombination aus Branchenwissen, Systemkompetenz und Projekterfahrung.
Wir kennen die Branche.
Groß- und Einzelhandel, Agrarhandel, Verbundgruppen und Zentralregulierer: GWS versteht Marktlogik, regulatorische Anforderungen und Wettbewerbsdynamik dieser Branchen.
Wir kennen die Prozesse.
Ausnahmen, Engpässe und branchenspezifische Besonderheiten kennen wir aus über 30 Jahren Projektpraxis – nicht aus Lehrbüchern.
Wir kennen die Technologie.
Als Microsoft Solutions Partner mit Expertise in Dynamics 365, Azure und Microsoft 365 verbinden wir KI-Kompetenz mit der Systemlandschaft, die bei unseren Kunden bereits im Einsatz ist.
Wir haben es selbst eingeführt.
GWS nutzt KI im eigenen Betrieb und bringt daraus erprobte Vorgehensweisen mit – kein reines Beratungswissen.
Wir wählen die Technologie nach dem Prozess.
Wir arbeiten technologieoffen und setzen die jeweils passenden Modelle führender Anbieter ein – ergänzt um eigene Lösungen, wo Prozesse besondere Anforderungen stellen.
Wir befähigen Ihre Mitarbeitenden.
Wissen, Verständnis und Akzeptanz entscheiden über den Erfolg einer KI-Einführung. Deshalb begleiten wir Mitarbeitende vom Impulsvortrag bis in den laufenden Betrieb.
„Bisher haben wir Unternehmensprozesse digitalisiert – jetzt automatisieren wir sie mit KI. Das ist die konsequente Fortführung unseres Geschäftsmodells.“
KI im Vertrieb und Kundenservice: Use-Cases aus unseren Kundenworkshops
Diese Anwendungsfälle haben wir gemeinsam mit Kunden und Branchenexperten in T3-Workshops erarbeitet und teilweise als Prototyp umgesetzt. Sie zeigen, wie KI-Agenten direkt an ERP, CRM und Microsoft 365 andocken – ohne zusätzliche Insellösung.
Vertriebsassistent für Gesprächsberichte und Aufgaben
Analysiert Kundentelefonate in Echtzeit, erkennt Produktanfragen, Termine und Rückfragen und leitet daraus Aufgaben wie „Angebot erstellen“ oder „Verfügbarkeit prüfen“ ab. Bericht und Aufgaben werden automatisch im CRM abgelegt – die Nachbereitung entfällt weitgehend.
Vertriebsassistent für die Angebotserfassung
Erfasst Angebote direkt aus dem Kundengespräch im ERP-System vor: Produkte, Mengen und Kundenwünsche werden erkannt und mit aktuellen Preisdaten ergänzt. Der Vertrieb prüft nur noch den fertigen Entwurf und versendet ihn.
Kundendossier für Cross- und Upselling
Bündelt Informationen aus gevis SUITE, E-Mails, Teams-Meetings, Websites und Fachmedien zu einem aktuellen Kundendossier: Schwerpunkte, Unternehmensentwicklungen, offene Themen und Verkaufschancen. Das Dossier aktualisiert sich automatisch – Recherche vor Kundenterminen entfällt.
Produktdossier für den Produkt-Launch
Gleicht Produktmerkmale wie Energieeffizienz oder Nachhaltigkeit mit den Kundendossiers ab und erstellt für jeden passenden Kunden ein individuelles Produktdossier. Nur relevante Kunden erhalten eine personalisierte E-Mail – zielgerichtet, ohne Streuverluste.
Anomalien-Tracker für die Angebotsprüfung
Prüft Angebote direkt nach der Erstellung gegen Stamm- und Bewegungsdaten aus dem ERP: ungewöhnlich niedrige Preise, unerwartete Rabatte, widersprüchliche Liefer- und Versandinformationen. Auffälligkeiten meldet die KI dem Angebotsersteller sofort per Microsoft Teams.
Anomalien-Tracker für den Import von Massendaten
Vereinheitlicht Produktkataloge und Stammdaten aus unterschiedlichen Quellen, prüft sie auf Vollständigkeit, Preisabweichungen und fehlerhafte Zuordnungen und meldet Auffälligkeiten per Teams – bevor fehlerhafte Daten in ERP oder CRM gelangen.
Postfach-Assistent für Service und Innendienst
Analysiert eingehende E-Mails, erkennt Dringlichkeit, erstellt Zusammenfassungen und leitet Anfragen an die richtigen Ansprechpartner weiter – bei Abwesenheit automatisch an die Vertretung. Eingangsbestätigungen und Statusinformationen übernimmt der Assistent selbst.
Hinweis: Die dargestellten Use-Cases sind Konzepte und Prototypen aus laufenden Kundenprojekten, keine Standardprodukte. Welche Anwendungsfälle sich für Ihr Unternehmen rechnen, ermitteln wir im T3-Vorgehen.
→ Produktnahe KI-Funktionen wie Rechnungserkennung, GAEB-Verarbeitung und Artikelempfehlung finden Sie unter KI-Lösungen in gevis.
Was Sie mit dem T3-Vorgehen gewinnen
Strategische Klarheit von Beginn an
Der kostenfreie Entscheiderdialog schafft ein gemeinsames Bild von KI-Möglichkeiten und dem nächsten sinnvollen Schritt – ohne Vorabinvestition und ohne Kaufverpflichtung.
Investitionen jederzeit steuerbar
Jede Phase endet mit einem Ergebnis und einer bewussten Entscheidung. Kein unkontrolliertes Scope-Wachstum.
Frühe, messbare Ergebnisse
Bereits in Phase 2 entstehen Prototypen mit Nutzenkennzahlen. Skalierungsentscheidungen basieren auf Daten, nicht auf Annahmen.
KI direkt im operativen System
Integration in ERP, CRM, ECM und Microsoft 365 – dort, wo Ihre Teams täglich arbeiten.
Ein Partner – durchgehend
Von der Strategie über die Entwicklung bis zum Betrieb. Keine Übergaben zwischen Beratern, Entwicklern und Betreibern.
Passgenau für Ihre Branche
KI-Lösungen entstehen aus echtem Prozessverständnis im Groß- und Einzelhandel – nicht am Reißbrett.
Mitarbeitende, die KI auch nutzen
Schulung und Befähigung sind Teil des Vorgehens – vom Impulsvortrag bis zur Begleitung im Tagesgeschäft. So wird KI angenommen statt umgangen.
Häufige Fragen zur KI-Beratung der GWS
Der Entscheiderdialog ist kostenfrei und ohne Kaufverpflichtung. Phase 1 (Think) liegt bei 3.000 bis 5.000 Euro und wird als Festpreis vereinbart; enthalten sind Impulsvortrag, Ideensammlung, Aufbereitung, Workshop und Entscheidungsvorlage. Phase 2 (Test) beginnt bei 4.000 Euro je Use-Case, weil der Aufwand vom Umfang des Prototyps abhängt. Phase 3 (Transform) wird aufwands- und nutzenbasiert kalkuliert. Alle Angaben sind Richtwerte. Die Investition aus Phase 1 kann bei Beauftragung weiterer Phasen angerechnet werden.
Zwei Dinge: Die Geschäftsführung sollte am Entscheiderdialog teilnehmen, weil dort die strategischen Leitplanken gesetzt werden. Und es sollte die grundsätzliche Bereitschaft bestehen, nach dem kostenfreien Gespräch in Phase 1 einzusteigen, wenn sich ein tragfähiger Nutzen abzeichnet. Vorkenntnisse im Bereich KI sind nicht erforderlich – dafür ist der Impulsvortrag da.
Für mittelständische Unternehmen aus Groß- und Einzelhandel, Agrarhandel, Verbundgruppen und angrenzenden Branchen, die KI nicht als Einzeltool, sondern in ihren Kernprozessen einsetzen wollen. Bestehende GWS- oder Microsoft-Dynamics-Systeme sind hilfreich, aber keine Voraussetzung.
Am Anfang steht der kostenfreie Entscheiderdialog mit Ihrer Geschäftsführung. Danach folgen drei kostenpflichtige Phasen: Think (Impulsvortrag, Ideensammlung, Aufbereitung und Potenzial-Workshop – Use-Cases identifizieren und priorisieren), Test (Prototyp bauen und Nutzen messen) und Transform (in ERP, CRM und ECM integrieren und betreiben). Jede Phase endet mit einem Ergebnis und einer eigenen Entscheidung über den nächsten Schritt.
Der Entscheiderdialog findet an Tag 0 statt und dauert 60 Minuten. Direkt im Anschluss oder innerhalb von zwei Tagen folgt der KI-Impulsvortrag für die Mitarbeitenden mit 60 bis 90 Minuten. Anschließend haben Ihre Mitarbeitenden zwei bis drei Wochen Zeit, über ein Webformular Tätigkeiten zu melden. In Woche drei und vier bereitet GWS diese Meldungen auf. Der Potenzial-Workshop findet ab Woche vier statt.
Wir arbeiten technologieoffen und wählen die jeweils passenden Modelle führender Anbieter aus. Wo Prozesse besondere Anforderungen stellen, ergänzen wir sie um eigene Lösungen. Integriert wird in die Systeme, die bei Ihnen bereits im Einsatz sind: ERP, CRM, ECM sowie Microsoft 365 und Azure.
Ja. Befähigung ist fester Bestandteil des T3-Vorgehens – vom KI-Impulsvortrag zu Beginn bis zur Begleitung im laufenden Betrieb. Ergänzend bieten wir eigene Schulungen zu KI-Basiswissen, Microsoft 365 Copilot und den Pflichten aus dem EU AI Act an. Unabhängig davon verpflichtet der EU AI Act Unternehmen dazu, Mitarbeitende im Umgang mit KI zu schulen.
In ERP-, CRM- und ECM-Systeme sowie Microsoft 365 und Azure – insbesondere Microsoft Dynamics 365 Business Central, Dynamics 365 Finance & Supply Chain Management und die gevis-Lösungen der GWS.
KI-Einführungen erfolgen auf Basis der Microsoft-Plattform (Microsoft 365, Azure, Dynamics) innerhalb der EU-Datengrenze und mit klarer Governance. GWS behält regulatorische Entwicklungen wie den EU AI Act im Blick und unterstützt bei der gesetzeskonformen Nutzung, einschließlich der vorgeschriebenen Mitarbeiterschulung.
Die KI-Lösungen sind fertige KI-Funktionen in den gevis-Produkten, etwa Rechnungserkennung oder Artikelempfehlung. Die KI-Beratung nach dem T3-Vorgehen identifiziert, validiert und integriert individuelle Use-Cases für Ihr Unternehmen – auch über den Produktstandard hinaus.
Think: priorisierte Use-Cases, KI-Zielbild und Roadmap. Test: funktionsfähiger Prototyp mit messbaren Nutzenkennzahlen. Transform: produktiver KI-Betrieb im Tagesgeschäft mit vollständiger Systemintegration.
Typische Anwendungsfälle aus unseren Kundenworkshops liegen im Vertrieb und Kundenservice: automatische Gesprächsberichte und Angebotsvorerfassung aus Telefonaten, Kunden- und Produktdossiers für Cross- und Upselling, Anomalieprüfung bei Angeboten und Stammdatenimporten sowie ein Postfach-Assistent für die Priorisierung und Weiterleitung von E-Mails. Alle setzen direkt auf bestehenden ERP-, CRM- und Microsoft-365-Daten auf.
Team KIT (KundenIndividuelle Transformation) ist die KI-Beratungseinheit der GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH mit Sitz in Münster. Das Team begleitet Unternehmen entlang des T3-Vorgehens von der Strategie bis zum Betrieb. Kontakt: kit@gws.ms
Sprechen Sie mit uns über
KI in Ihren Prozessen
Christian Feldmann
Sie möchten das T3-Vorgehen kennenlernen, haben Fragen zum Leistungsspektrum oder wollen erste KI-Potenziale in Ihrem Unternehmen besprechen? Vereinbaren Sie Ihren kostenlosen 60-minütigen Entscheiderdialog. Der Entscheiderdialog richtet sich an die Geschäftsführung – bitte planen Sie die Teilnahme eines Mitglieds der Geschäftsführung ein. Vorkenntnisse im Bereich KI sind nicht erforderlich.