Die gegenwärtige Lage rund um die Pandemie bestimmt weiterhin das Geschäft und den Firmenalltag. Sie zwingt viele Unternehmen dazu neue Wege zu gehen, denn die bekannten Kommunikations- und Informationskanäle, z.B. im klassischen Support-Bereich, sind z.Zt. nicht oder nur eingeschränkt nutzbar. Dass Remote-Consulting eine echte Alternative bietet und sehr gut funktioniert, beweisen unsere Migrations- und Einführungsprojekte, die wir aktuell auf diese Weise durchführen bzw. durchgeführt haben. Hierzu einige Beispiele aus unserem Kundenkreis:
Im Einführungsprojekt auf gevis ERP | BC bei dem technischen Großhändler Max Schön GmbH hatten schon ¾ der Workshops vor Ort stattgefunden, als die beginnende Corona Krise einen Plan B erforderte. Von heute auf morgen wurden die restlichen Workshops auf Remote-Termine umgestellt, u.a. auch 3 Tage Finanzmanagement. Die neue Situation i.V.m. Home-Office-Regelungen funktionierten gut, u.a. auch deshalb, weil Max Schön sofort auf den Einsatz von Microsoft Teams nebst entsprechender Ausstattung wie Mikrofon und Kamera setzte. Auch Mitarbeitende, welche noch keine Remote-Erfahrungen hatten, wurden intern gut an das Thema herangeführt. Die Resonanz des Kunden ist durchweg positiv: mit der Anzahl der Remote-Termine steigert sich die Effizienz und Professionalität in der Durchführung. Für die anstehenden 7-tägigen Key-User-Schulungen wünscht sich Max Schön, diese ebenfalls komplett remote durchzuführen. So lassen sich letztendlich auch erhebliche Kosten im Projekt einsparen. Das Unternehmen hat seinen Sitz in Lübeck/Rostock und beschäftigt 65 Mitarbeitende, wovon 50 gevis ERP | BC nutzen werden.
Für das Migrationsprojekt auf gevis ERP | BC bei dem Baustoffgroßhändler Heinrich Fretthold GmbH & Co. KG mit seinen ca. 130 Mitarbeitenden und weiteren 130 bei Bussemas & Pollmeier GmbH & Co. KG fanden alle Termine remote statt. Das heißt, die Basisschulungen, Prozessinventur und Workshops zum Bereich Customizing auf das neue System fanden für das Projektteam und die Key-User über Microsoft Teams statt. Mit der Besonderheit, dass nicht nur die Mitarbeitenden an den Standorten daran teilnahmen, sondern auch ihre Kolleginnen und Kollegen aus dem Homeoffice. Kleinere Termineinheiten mit einer höheren Frequenz (2-4 Stunden) waren ebenfalls wählbar, was eine Betreuung noch effektiver machte. Gespart werden die gesamten Reisekosten inkl. Übernachtungen.
Einer ähnlichen Situation – wenngleich auch in einer ganz anderen Dimension – musste sich das Team im Projekt Handelskontor Seevetal GmbH | Partner für Technik (PfT) mit seinen 850 gevis-Usern während des zweiten großen Integrationstest stellen. In Zeiten von Corona war es eine Herausforderung, diesen gemeinsam mit dem Kunden ausschließlich remote zu planen und durchzuführen. Insgesamt wurden 12 Mandanten mit ca. 45 Standorten getestet. Von PfT waren insgesamt rund 140 Mitarbeitende, darunter ca. 20 Kernteam-Mitglieder, beteiligt. PfT hatte sich auch vor der Corona Situation stark mit Remote- Terminen auseinandergesetzt und bereits Anfang 2019 eine GoToMeeting Lizenzen erworben. Dies hat sich als gute Alternative zu Teams für das Unternehmen herausgestellt, weil dort u.a. virtuelle Meetingräume eingerichtet werden können. Die Testteams wurden auf 10 virtuelle Konferenzräume verteilt, in denen es je einen Teamleader als Ansprechpartner gab. Zusätzlich wurden drei weitere virtuelle Meetingräume für übergeordnete Themen bereitgestellt. Diese wurden in First-, Second Level und Finanzbuchhaltung unterteilt und sollten auch zur direkten Beantwortung von Rückfragen aus den Testteams dienen. Personell waren diese Räume mit GWS-Consultants bzw. PfT-Mitarbeitenden besetzt. Die Teilnehmer haben entweder aus dem Homeoffice oder in großen Konferenzräumen mit genügend Abstand gearbeitet. PfT hat schnell die Vorteile von virtuellen Meetings schätzen gelernt. Zumal sich die Niederlassungen von Riesa bis nach Seevetal verteilen und in der Vergangenheit hohe Reisezeiten anfielen. Plus Übernachtungskosten für das GWS-Team und PfT-Personal. Das Fazit: Trotz der hohen Teilnehmerzahl konnte der I-Test 2 erfolgreich durchgeführt werden. Aktuell befindet sich das Projekt in der Nachbearbeitung des Integrationstests 2.
In unserer mittlerweile 15. aws-Umstellung auf gevis ERP | BC stand die Volksbank Raiffeisen Nordoberpfalz eG aus dem bayrischen Tirschenreuth mit ihren 60 Usern an 10 Standorten vor besonderen Herausforderungen. Die Bank mit Ware mit den Schwerpunkten Agrar, SB-Märkte, Mineralöl, Baustoffe, Kraftfutter und Reifenhandel hat ihren größten Standort in Mitterteich im Landkreis Tirschenreuth. Der Ort stand einige Wochen in der Corona-Zeit aufgrund seiner hohen Infektionsraten unter einer kompletten Ausgangssperre. Deshalb entschloss sich die Geschäftsführung mit den Projektverantwortlichen die Key-User Schulungen, Abstimmungstermine und die Echtstartbetreuung komplett remote über Microsoft Teams durchzuführen. Gleiches galt für Updates und technische Unterstützungen. Die Erreichbarkeit des GWS-Teams war immer gegeben, so dass anstehende Themen kurzfristig geklärt werden konnten. Resümierend hob der Bereichsleiter Jürgen Zant nach dem Echtstart die sehr gute Zusammenarbeit und den ehrlichen Umgang zwischen den GWS-Mitarbeitern und dem Projektteam des Kunden hervor.
Die Raiffeisen Handels-GmbH Rottal aus Rotthalmünster ist mit den Schwerpunkten Agrar, SB-Märkte, Energie und Baustoffe entlang des Flusses „Rott“ im Westen von Altötting bis zum Osten zur tschechischen Grenze erfolgreich am Markt. Die Umstellung auf von gevis Classic auf gevis ERP | BC startete zunächst planmäßig mit dem Migrationsworkshop Mitte Dezember 2019. Auch Schulungen und Abstimmungstermine, die bis Mitte März geplant waren, wurden vor Ort durchgeführt. Danach wurde auch hier für die Echtstartbegleitung durch 3 GWS-Mitarbeitende sowie Updates, Fehlerkorrekturen und technische Unterstützung komplett auf remote über Microsoft Teams gewechselt. Seit dem 11. Mai 2020 arbeitet die Raiffeisen Handels-GmbH Rottal mittlerweile mit insgesamt 130 Usern an 11 Standorten erfolgreich mit gevis ERP | BC. Der Geschäftsführer Alfred Kraus lobte ausdrücklich den Verlauf und die Zusammenarbeit mit der GWS.
Grundsätzlich gilt: Remote-Consulting bietet auch über die Corona-Zeit hinaus eine attraktive Alternative, um effektive, gezielte und kostengünstige Projekttermine und Schulungen durchzuführen und erfolgreich mit der neuen Version zu starten.
