Fast täglich erscheinen neue KI-Anwendungen. Unternehmen können aus Hunderten von Assistenten, Chatbots, Recherchetools und Speziallösungen wählen – und tun das auch: Laut der McKinsey Global Survey 2025 setzen inzwischen mehr als drei Viertel aller Unternehmen KI produktiv ein.

Gleichzeitig berichtet McKinsey jedoch, dass nur ein vergleichsweise kleiner Teil der Unternehmen bereits messbare unternehmensweite Wertschöpfung erzielt. Damit bleibt eine entscheidende Frage offen: Warum entstehen trotz immer neuer KI-Werkzeuge oft nur begrenzte Produktivitätsgewinne?

Die Antwort liegt häufig nicht in der KI, sondern in ihrer Integration in die Prozesse. Denn viele Unternehmen erweitern ihren digitalen Arbeitsplatz um immer neue Anwendungen, statt KI direkt dort einzusetzen, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet – und blockieren sich damit selbst.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum der eigentliche Mehrwert von KI nicht durch zusätzliche Tools entsteht und weshalb die Zukunft integrierter KI-Lösungen gehört.

Die eigentliche Herausforderung heißt Kontextwechsel

Viele KI-Demonstrationen funktionieren beeindruckend. Die KI beantwortet Fragen, schreibt Texte oder analysiert Dokumente.

Die tägliche Arbeit im Großhandel sieht jedoch anders aus. Ein Vertriebsmitarbeiter benötigt beispielsweise nicht nur allgemeine Informationen über einen Kunden. Er benötigt gleichzeitig:

• offene Angebote,
• aktuelle Preise,
• bisherige Bestellungen,
• Reklamationen,
• Lagerbestände,
• Zahlungsinformationen,
• Dokumente und E-Mail-Kommunikation.

Diese Informationen liegen selten in einer einzelnen Anwendung vor.

Genau deshalb entstehen im Arbeitsalltag ständig Kontextwechsel zwischen unterschiedlichen Systemen – zumal neue Technologien häufig als zusätzliche Werkzeuge bereitgestellt werden. Mitarbeitende wechseln heute zwischen ERP-System, CRM, E-Mail, Teams, Dokumentenmanagement und neuerdings noch mehreren KI-Anwendungen. Das kostet Zeit, erhöht den Koordinationsaufwand und erschwert es, Informationen zuverlässig in den richtigen geschäftlichen Zusammenhang zu bringen.

Die entscheidende Frage lautet also: „Wie reduzieren wir die Zahl der notwendigen Systemwechsel?“ Denn der eigentliche Hebel zum Effizienzgewinn liegt weniger in der Auswahl neuer KI-Anwendungen als in der Vereinfachung der Systemlandschaft.

Produktivität entsteht dort, wo Daten bereits vorhanden sind

Zu diesem Befund passt eine Beobachtung aus dem Stanford AI Index 2025:  Die größten nachgewiesenen Produktivitätsgewinne entstehen häufig nicht durch spektakuläre Innovationen, sondern durch die Unterstützung konkreter Arbeitsabläufe.

Der Bericht verweist dazu auf eine wachsende Zahl wissenschaftlicher Studien, die Produktivitätssteigerungen und schnellere Bearbeitungszeiten in klar abgegrenzten Aufgabenbereichen nachweisen. Der gemeinsame Nenner dieser erfolgreichen Beispiele: Die KI arbeitet direkt mit den Informationen, die für die jeweilige Aufgabe relevant sind.

Genau deshalb verschiebt sich der Markt zunehmend von eigenständigen KI-Werkzeugen hin zu integrierten Plattformen. Microsoft verfolgt diese Strategie beispielsweise mit Copilot innerhalb von Microsoft 365, Dynamics 365 und Business Central. Das Ziel besteht darin, Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen und Mitarbeitende direkt innerhalb ihrer bestehenden Arbeitsumgebung zu unterstützen.

Warum ERP-Systeme dabei immer wichtiger werden

Für den Großhandel besitzt diese Entwicklung besondere Bedeutung. Kaum eine Branche verarbeitet täglich mehr geschäftskritische Daten. Kunden, Lieferanten, Preise, Artikel, Bestände, Aufträge und Rechnungen werden bereits heute zentral im ERP-System verwaltet. Je stärker KI direkt auf diese Informationen zugreifen kann, desto größer wird ihr Nutzen.

Doch ERP-Systeme sind nicht nur Datenspeicher. Sie bilden auch die tatsächlichen Geschäftsprozesse eines Unternehmens ab. Vom ersten Kundenkontakt über die Angebotserstellung bis zur Bestellung, Warenbewegung und Rechnungsstellung laufen nahezu alle zentralen Abläufe durch das ERP.

Deshalb wird das ERP-System für viele Unternehmen zum natürlichen Ausgangspunkt ihrer KI-Strategie. Je näher die KI an den zentralen Geschäftsprozessen arbeitet, desto einfacher lassen sich operative Aufgaben unterstützen, Entscheidungen beschleunigen und manuelle Routinetätigkeiten reduzieren.

Woran Unternehmen gute KI-Projekte erkennen

Vor diesem Hintergrund lohnt sich eine andere Betrachtungsweise bei der Bewertung neuer KI-Lösungen. Statt ausschließlich auf die Qualität einzelner Funktionen zu schauen, sollten Entscheider fragen:

• Arbeitet die Lösung mit vorhandenen Unternehmensdaten?
• Unterstützt sie bestehende Geschäftsprozesse?
• Verringert sie Medienbrüche?
• Reduziert sie die Zahl der notwendigen Systemwechsel?
• Lässt sich der Nutzen anhand von Kennzahlen messen?

Je mehr dieser Fragen mit „Ja“ beantwortet werden können, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass ein KI-Projekt tatsächlich wirtschaftlichen Mehrwert erzeugt.

Fazit: Die Zukunft gehört integrierter KI

Die produktivste KI ist nicht diejenige mit den meisten Funktionen. Sie ist diejenige, die direkt im Arbeitsprozess verfügbar ist.

Wer KI als weiteres Werkzeug neben ERP, CRM, E-Mail und Teams einführt, erzeugt häufig zusätzliche Komplexität. Wer KI dagegen in bestehende Geschäftsprozesse integriert, reduziert Kontextwechsel, beschleunigt Entscheidungen und nutzt vorhandene Unternehmensdaten deutlich effektiver.

Der entscheidende Wettbewerbsvorteil entsteht dort, wo Mitarbeitende weniger zwischen Systemen wechseln müssen und mehr Zeit für wertschöpfende Arbeit gewinnen.

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