SE-Mails sind ein zentraler Teil der Geschäftskommunikation, aber auch eine Herausforderung für die Datensicherheit und den Datenschutz. Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) stellen an Unternehmen strenge Anforderungen in Sachen E-Mail-Archivierung.

Was sind die GoBD?

Die GoBD sind die offiziellen Vorgaben der Finanzverwaltung für die ordnungsgemäße Buchführung und Aufbewahrung von elektronischen Geschäftsunterlagen, zu denen auch E-Mails gehören. Diese Vorgaben gelten für alle steuerpflichtigen Personen und Unternehmen in Deutschland, unabhängig von ihrer Branche oder Größe. Die GoBD verlangen unter anderem, dass die E-Mails vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar archiviert werden, und dass sie bei einer Betriebsprüfung jederzeit verfügbar und lesbar sind.

E-Mails archivieren mit Exchange Online

Wie können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mails ordnungsgemäß archiviert werden, ohne dass sie verloren gehen oder manipuliert werden können? Wie können Sie auf Ihre archivierten E-Mails zugreifen und sie bei Bedarf nachweisen? Und wie können Sie das alles einfach und kostengünstig umsetzen?

Die Antwort auf diese Frage ist einfach – zumindest dann, wenn Sie Microsoft Exchange Online einsetzen. Denn damit können Sie Ihre E-Mails ganz ohne zusätzliche Hard. oder Software sicher und GoBD-konform in der Cloud archivieren.

Zu diesem Zweck bietet Ihnen Exchange Online unter anderen das Beweissicherungsverfahren. Damit können Sie Ihre E-Mails vor unbefugtem Zugriff oder Löschung schützen. Denn E-Mails sind auch dann sicher gespeichert, wenn der Nutzer sie aus seinem Postfach gelöscht hat. Auf diese archivierten E-Mails haben Sie jederzeit Zugriff. So können Sie sie nach Bedarf prüfen oder herunterladen.

Mit dieser Lösung reduzieren Sie das Risiko von Datenverlust, Manipulation oder Missbrauch Ihrer E-Mails. Sie erfüllen die gesetzlichen Anforderungen an die E-Mail-Archivierung und schützen sich vor Bußgeldern oder Rechtsstreitigkeiten.

Wenn Sie Microsoft 365 Business Premium bereits verwenden, können sie diese Funktionen ohne Mehrkosten nutzen – sie sind bereits in der Lizenz mit inbegriffen und müssen nur noch für die Nutzung eingerichtet werden.

Wir unterstützen Sie gerne!

Wir als GWS mbH sind Ihr kompetenter Partner für die Einrichtung und Nutzung des Beweissicherungsverfahrens in Ihrem Microsoft 365 Tenant. Dazu bieten Ihnen folgende Leistungen an:

• Wir klären mit Ihnen die technischen und rechtlichen Aspekte, wie die Auswahl der zu archivierenden E-Mail-Adressen und Postfächer, die Datenschutzrechtlichen Ausnahmen und die Aufbewahrungsfristen.
• Wir konfigurieren das Beweissicherungsverfahren in Ihrem Microsoft 365 Tenant nach Ihren individuellen Vorgaben.
• Wir richten die Aufbewahrungsrichtlinien ein, die bestimmen, wie lange Ihre E-Mails archiviert werden. Wir legen auch ein Auditor-Konto an, das Ihnen den Zugriff auf Ihre archivierten E-Mails ermöglicht.
• Wir schulen Sie in der Handhabung des Beweissicherungsverfahrens, damit Sie jederzeit Ihre archivierten E-Mails einsehen, durchsuchen, exportieren oder löschen können. Wir zeigen Ihnen, wie Sie neue Postfächer hinzufügen können. Wir geben Ihnen auch Tipps, wie Sie das Beweissicherungsverfahren optimal nutzen können.
• Wir liefern Ihnen eine Verfahrensdokumentation, die alle Schritte und Maßnahmen zur sicheren Archivierung Ihrer E-Mails beschreibt. Die Verfahrensdokumentation dient Ihnen als Nachweis für Ihre Compliance und als Leitfaden für Ihre interne Organisation.

Kontaktieren Sie uns

Wenn Sie mehr über Exchange Online und das Beweissicherungsverfahren erfahren und unseren Service in Anspruch nehmen möchten, kontaktieren Sie gerne unseren Vertriebskollegen Dirk Roß. Wir unterbreiten Ihnen gerne ein Angebot dazu!